وقّعت هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف مذكرة تفاهم مع مركز إكسبو الشارقة، لاعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية للمركز، وذلك بناء على خطط التصنيف ومدد الاستبقاء التي تم تحديدها وفقاً لحاجات العمل، بهدف جمع وتنظيم وحفظ أرصدة أرشيف ووثائق إكسبو الشارقة الورقية والإلكترونية وفق أفضل المعايير والمواصفات العالمية.
وجرت مراسم توقيع مذكرة التفاهم في مركز إكسبو الشارقة اليوم (الإثنين)، من قبل سعادة صلاح سالم المحمود، مدير عام هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف، وسعادة سيف محمد المدفع، الرئيس التنفيذي لمركز إكسبو الشارقة، وبحضور عدد من المدراء والمسؤولين والموظفين من الجهتين.
وبموجب مذكرة التفاهم، ستقدم الهيئة كافة أوجه الدعم خلال مراحل إعداد النظام عن طريق تنسيق اجتماعات مباشرة وافتراضية، مع الفرق المعنية من مركز إكسبو الشارقة، إلى جانب الزيارات الميدانية، وتقديم الاستشارات الفنية، وتنفيذ الورش العملية والتطبيقية، وتعميم الكتيبات التفصيلية، وتسليم المركز ملفات وصناديق الحفظ المعتمدة من الهيئة، والتي تحافظ على الوثائق الورقية من أية عوامل قد تؤدي إلى ضياعها أو تلفها، وسيضمن نظام إدارة الوثائق الخصوصية استمرارية إنجاز الأعمال والمهام بجودة وكفاءة عالية، وذلك بفضل خطط التصنيف ومدد الاستبقاء التي يتم خلالها تنظيم الوثائق والبيانات بناءً على التقسيمات المعتمدة في المركز، والمدد الزمنية المحددة لكل مرحلة عمرية لكل نوع من أنواع الوثائق.
تنظيم الوثائق الحكومية
وأكد سعادة صلاح سالم المحمود، أن هذه المذكرة تأتي ضمن مساعي الهيئة لتنظيم الوثائق الحكومية في الإمارة، وحفظ الأرشيف الحكومي والتاريخي وفق أفضل الطرق والمعايير والأنظمة الحديثة، ومواصلة للأعمال التي تهدف إلى تطبيق النظام في مختلف الجهات الحكومية في الشارقة.مشيداً بالجهود الكبيرة التي أولاها كوادر الهيئة ومركز إكسبو الشارقة خلال جميع مراحل اعتماد النظام، ومعربًا عن أهمية مد جسور التعاون بين الجانبين والتي أثمرت عن توقيع الاعتماد الذي سيضمن حفظ وأرشفة وثائق المركز التي تمثل تاريخًا عريقًا للإمارة منذ تأسيسه في عام 1976م وتنظيم أول معرض على أرضه في العام 1977م، وباعتباره أول منشأة من نوعها في دولة الإمارات العربية المتحدة متخصصة، وأكد المحمود أن المركز يمتلك سجلاً حافلاً بالمعارض والفعاليات المحلية والعالمية، واستضاف واستقبل وفودا رفيعة المستوى من مختلف دول العالم، ما يؤكد أهمية المركز على مختلف الصعد والمجالات، مؤكدًا أن حجم الأعمال الرائدة التي يؤديها تستوجب حفظها وتوثيقها بما يتلاءم مع أساليب الحفظ المعتمدة.
تطوير أنظمة التوثيق
من جانبه أشار سعادة سيف محمد المدفع، إلى أن توقيع المذكرة يجسد حرص الجانبين على تعزيز تعاونهما لخدمة وتطوير أنظمة التوثيق في إمارة الشارقة، تماشياً مع رؤى وتوجيهات القيادة الرشيدة في حفظ المستندات والاهتمام بها وأرشفتها، وفق أفضل الطرق والأنظمة المعمول بها، مؤكدا أن اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية يجسد حرص المركز على حفظ كافة الوثائق المرتبطة بتاريخ الشارقة وتميزها وريادتها في صناعة المعارض والمؤتمرات، ولا سيما ما تمتلكه من سجل حافل بالأحداث المحلية والإقليمية والعالمية التي شهدتها أرض الإمارة، كما يأتي تطبيق النظام استكمالاً لجهود المركز الرامية إلى أتمتة العمل ليكون داعماً للموظفين في تأدية أعمالهم اليومية، من خلال توفير الوقت والجهد، والوصول لجميع الوثائق الورقية والإلكترونية بسرعة ودقة عالية.
وأشاد المدفع بالجهود الرائدة لهيئة الشارقة للوثائق والأرشيف، ودورهم في تعزيز التعاون مع الجهات الحكومية في الإمارة، لتوحيد الإجراءات والحفاظ على الوثائق وأرشفتها بطرق متقدمة تحفظ تاريخ الإمارة الحافل بالإنجازات، مؤكداً أن العمل المشترك بين الهيئة والمركز يعد استكمالاً لمسيرة من التنسيق بين الجانبين، والتي نتج عنها منظومة متكاملة لإدارة وتصنيف الوثائق الخصوصية وفق أرقى معايير الأرشفة والتوثيق العالمية المعتمدة.
وتبرز أهمية تطبيق نظام إدارة الوثائق الخصوصية، باعتباره المرجع الرئيس في الوصول إلى قاعدة البيانات عند الحاجة للحصول على المعلومات الدقيقة والصحيحة في الوقت المناسب، مما يساعد المختصين على اتخاذ القرار الصحيح المبني على معلومات موثقة.
